European Vending Association este instituția care ne-a impresionat mereu prin forța ei de a face lobby la nivelul UE, dar și prin înțelegerea și utilizarea comunicării ca instrument profund de protejare a intereselor membrilor săi. Revista noastră i-a oferit lui Erwin Wetzel, directorul general al European Vending Association, oportunitatea de a vă prezenta rolul lobby-ului în apărarea și promovarea cu succes a ceea ce este important pentru industria de vending la nivel european.

EVA a reușit de multe ori să comunice la nivel instituțional cu structura UE pentru a proteja interesele industriei de vending europene. De ce este atât de important lobby-ul în activitatea dumneavoastră?

Fără aportul adus de EVA ca voce a vendingului european la Bruxelles, instituțiile europene ar putea aproba o legislație necorespunzătoare sau chiar dăunătoare pentru industria de vending și serviciile de cafea pentru birouri (OCS) – pur și simplu pentru că instituțiile nu pot realiza pe deplin sau deține cunoștințele necesare pentru a înțelege modul în care modificările lor ar putea afecta companiile de vending. Prin urmare, este de datoria EVA să informeze Comisia Europeană cu privire la o imagine realistă a industriei de astăzi, precum și să încerce să se asigure de cel mai bun rezultat posibil pentru sectorul nostru.

Am putea folosi exemplul Regulamentului  UE pentru Gaze Fluorurate 2014, care interzice gazele ca agent frigorific cel mai frecvent utilizate în aparatele de vending de refrigerare. EVA a susținut și a făcut lobby că vendingul nu are multe gaze alternative realiste de utilizare și ar trebui să li se ofere timp suplimentar înainte de a se impune schimbarea acestora. În cele din urmă, vending-ul trebuie acum să treacă la gazele naturale frigorifice până în 2022, și nu așa cum s-a sugerat inițial, până în 2018. Acești ani suplimentari pot conta pentru producătorii de automate de vending, și pur și simplu nu ar fi fost posibilă obținerea lor, fără a avea o voce din industrie la Bruxelles.

Cum poate ajuta lobby-ul la îndeplinirea obiectivelor EVA?

EVA organizează în mod regulat o varietate de Comitete pe o serie de zone tematice – de exemplu, Comitetul Tehnic, Comitetul de Plată Electronică, Comitetul de Igienă, pentru a numi doar câteva dintre acestea. Aici se discută despre noile evoluții atât din Uniunea Europeană cât și de la guvernele naționale, iar vocea comună a industriei este aleasă. Prin urmare, EVA își încurajează toți membrii  să se implice activ în Comitetul(ele) relevante – aici este locul unde pot ajuta cu adevărat la stabilirea direcției viitoare a vendingului și a serviciilor de cafea.

Deoarece EVA este de obicei implicată dintr-un stadiu foarte timpuriu al procesului legislativ, este important ca noi să vorbim cât mai tare posibil; sprijinul membrilor prin furnizarea oricăror informații tehnice este, prin urmare, esențial în acest proces.

Pentru a înțelege mai bine această activitate în România, definiți, vă rog, termenul “a face lobby”? Puteți să ne spuneți care sunt pașii de urmat pentru a face lobby? Și dacă puteți oferiți câteva exemple din experiența dumneavoastră de până acum.

Având în vedere că procesele legislative europene sunt adesea complexe și variate (în funcție de tipul de lege ce urmează a fi adoptată), EVA trebuie să folosească o serie de metode pentru a își face vocea auzită. Simplificând, EVA trebuie să aibă relații și strategii de abordare a 1) Comisiei Europene, 2) Parlamentului European și 3) Consiliului European (guvernele naționale). Când lucrăm cu Consiliul European, asociațiile naționale de vending pot să ne ajute ocazional. “A face lobby” înseamnă, de fapt, a le explica factorilor de decizie-cheie din procesul legislativ, modul în care funcționează industria noastră și pentru ca apoi să pledezi în numele acesteia. Foarte des cuvântul “lobby” este folosit ca sinonim pentru cuvântul “influențare”, dar eu aș vorbi mai degrabă despre un schimb reciproc de cunoștințe. Administraţia UE în mod clar nu poate cunoaște fiecare detaliu din industria noastră și din acest motiv, EVA vrea ca noile reglementări să fie stabilite în funcție de nevoile și / sau constrângerile impuse de sectorul de vending.

În România, asociația națională de vending PRIV este mai responsabilă pentru activitatea de lobby la guvernul român și pentru orice probleme specifice legate de vendingul românesc. Cu toate acestea, o parte importantă din EVA este despre schimbul de informații. Acesta este motivul pentru care toate asociațiile naționale se întâlnesc pentru a împărtăși evoluțiile din fiecare țară, iar legislația poate fi ușor copiată de la o piață la alta – este vital ca industria să fie pregătită la nivel European.

Un astfel de exemplu curent este “fiscalizarea” tendință pe care o vedem în piețe diferite, cum ar fi Ungaria, și în curând, probabil, Germania, în care aparatele de vending trebuie să fie conectate pentru a se conforma cu noile legislații naționale în scopul de audit. Deoarece aceasta este legislația în primul rând națională, EVA lucrează aici pentru a sprijini asociațiile naționale în propriile lor eforturi de lobby – de exemplu, Comitetul a actualizat recent Specificațiile Transferului de Date EVA (DTS) în scopul de a satisface autoritățile fiscale naționale pentru ca aparatele de vending să nu necesite conectare.

În opinia dumneavoastră, care sunt cei mai importanți pași pentru un lobby de succes?

Pentru mine, există mai multe ingrediente importante pentru ca EVA să poată face lobby:

• O cunoaștere aprofundată a zonelor tematice;
• O înțelegere clară a procedurilor legislative;
• A fi capabil să explici proceduri tehnice complexe într-un mod rapid și foarte ușor de înțeles.

Pentru primul, EVA este asistată de experții tehnici din comunitățile noastre, care ajută la furnizarea conținutului și a datelor detaliate necesare pe care, de multe ori, Comisia Europeană le caută atunci când scriu legislația.

În ceea ce privește al doilea ingredient, EVA are privilegiul de a avea o bogăție de cunoștințe despre adesea complexele proceduri de luare de decizii din cadrul Uniunii Europene. Atât eu, cât și colegul meu, David Irvine, avem experiență academică în domeniul afacerilor europene, precum și o gamă largă de experiență și contacte la Bruxelles, în scopul de a ne putea poziționa cel mai bine posibil pentru a reprezenta în mod adecvat industria.

În ceea ce privește rezultatele, poate fi dificil să definești un rezultat “de succes”; într-adevăr depinde de circumstanțe. Uneori, un rezultat de succes al unui lobby ar putea fi faptul că vendingul este exclus din partea specială a legislației europene. Cu alte ocazii, un rezultat de succes al unui lobby este atunci când vendingul este încă afectat de legislație, dar primește cerințe mai favorabile decât se planificase anterior într-un prim proiect.

Cu siguranță, argumentele aduse trebuie să fie puternice și convingătoare, dar și să ai o relație deschisă și sinceră cu persoana care scrie legislația este, de asemenea, de ajutor.

Când este cel mai bun moment pentru a influența legislația europeană?

Este mai ușor să influențezi legislația atunci când aceasta este în primele etape de propunere. Comisia Europeană – care propune întotdeauna legislația – se consultă deseori cu EVA încă de la început. Aceasta este o oportunitate perfectă pentru EVA de a face cunoscute nevoile vending-ului. Atunci când o versiune finală a legislației trece prin etapele sale de aprobare, este cu siguranță mult mai dificil de influențat – în special pentru că Vending-ul și OCS-ul reprezintă o industrie relativ mică. După un anumit punct, procedurile nu mai sunt la fel de transparente sau accesibile, și de aceea EVA investește mai mult timp și resurse la începutul procesului. Este important să ne amintim că după ce legislația Uniunii Europene este aprobată este extrem de improbabil să i se poată aduce sau să i se aducă modificări semnificative.

Cum se poate transpune idea de lobby la realitățile pieței românești de vending?

Legislația din Bruxelles impactează toate statele membre ale Uniunii Europene ceea ce, desigur, include și România. Prin urmare activitatea EVA este, de asemenea, de o importanță vitală pentru companiile românești de vending.

În ceea ce privește tehnicile de lobby, instituțiile europene au proceduri destul de diferite față de cele mai multe guverne naționale. Cu toate acestea, cerințele de bază pentru lobby sunt aceleași:

• Monitorizarea atentă a planurilor și anunțurilor guvernamentale: Este mult mai ușor să influențezi o decizie înainte de a fi transformată în lege, decât să încerci să o schimbi după aceea.
• Contacte bune: Aceasta include contacte cu politicienii locali și guvernele regionale. De exemplu, guvernele regionale pot lua uneori decizia de a interzice aparatele de vending din spitale sau școli, și este important să li se evidențieze adevărata față a vending-ului, și faptul că pot fi furnizate opțiuni mai variate.
• Distribuiți informațiile! PRIV face deja o treabă bună în EVA, permițând accesul la toate problemele și evoluțiile de pe piața românească, și, în mod similar să învețe din experiențele altor colegi europeni. Aș încuraja cu tărie companiile românești să se asigure că rămân informate cu privire la evoluțiile cruciale care le pot influența compania, alăturându-se fie lui PRIV sau asociației EVA.

European Vending Association is the institution who always impressed us through her force to make lobby at EU level, but also through her understanding and use communication like an profound tool to protect the interest of his members. Our magazine gave the opportunity to Mr. Erwin Wetzel, general director of European Vending Association, to present you the role of lobby in protection and defending with success of what is important for vending industry at european level.

EVA succeeded many times to comunicate at the institutional level with EU structure to protect european vending industry’s interests. Why is so important  the lobbing in your activity?

Without the input of the EVA as the voice of European vending in Brussels, the European institutions could approve unsuitable or even detrimental legislation for the vending and office coffee service (OCS) industry – simply because the intitutions may not fully realise or have the knowledge to understand how their changes could affect vending companies. It is therefore the EVA’s job to inform the European Commission of a realistic picture of the industry today, and to try and ensure the best possible outcome for our sector.

If I use the example of the 2014 EU Flourinated Gas Regulation, which bans the most commonly used refrigerant gases in chilled vending machines. The EVA argued and lobbied that vending does not have many realistic alernative gases to use and we should be given extra time before having to change.  In the end, vending will now only have to change to natural refrigerant gases by 2022, and not as originally suggested in 2018.  These extra years can make all the difference for vending manufacturers, and simply would not have been possible without having an industry voice in Brussels.

How can help the lobbing  the EVA’s objectives?

The EVA regularly organises a variety of Committees on a range of topic areas – for example the Technical Committee, Electronic Payment Committee, Hygiene Committee to name only a few.  It is here that new developments from both the European Union and National governments are discussed, and the common industry voice is decided. The EVA therefore encourages all its Members to be actively involved in relevant Committee(s) – it is here that they can really help set the future direction of vending and coffee service.

As the EVA is usually involved from a very early stage in the legislative process, it is important that we speak with the loudest voice that we can; the support of Members to provide any technical information is therefore crucial in this process.

To understand better this activity in Romania, tell us, please, what  mean “to do lobby”? Can you tell us which are the steps to do lobby? And some examples if you can from your background until now.

As the European legislative processes are often complex and varied (depending of the type of law being adopted), the EVA has to employ a range of methods in order to get its voice heard.  To simplify, the EVA has to have relationships and strategies for dealing with 1) the European Commission, 2) the European Parliament and 3) the European Council (the national governments. When dealing with the European Council, national vending associations can help us on occasion.  “To lobby” means in fact to explain key decision-makers in the legislative process how our industry works and to then to advocate on behalf of it. Very often the word “lobbying” is used as a synonym for the word “influencing”, but I would rather talk about mutual knowledge exchange. The EU administration can clearly not be aware of every detail in our industry and for this reason the EVA wants new regulations shaped according to the needs and/or the constraints of the vending industry.

In Romania, the national vending association PRIV is more responsible for lobbying the Romanian government and for any specific issues relating to Romanian vending. Nevertheless, an important part of the EVA is about sharing information. This is why all the National Associations meet to share developments from each country, and legislation can easily be copied from one market to another – it is vital that the European-wide industry is prepared.

One current example is the ‘fiscalisation’ trend that we are seeing in different markets like Hungary, and soon perhaps Germany, where vending machines need to be connected in order to comply with new national legislation for auditing purposes. As this is primarily national legislation, the EVA here works to assist national associations in their own lobbying efforts – For example, the EVA Standards Committee recently updated the EVA Data Transfer Specification (DTS) in order to satisfy national fiscal authorities that vending machines do not need to be connected.

What are the most important steps for a successful lobby in your opinion?

For me, there are several important ingredients in order to allow the EVA to lobby:

• A thorough knowledge of the topic areas;
• A clear understanding of the legislative procedures;
• Being able to explain complex technical procedures in a quick easy and very understandable way.

For the first one, the EVA is assisted in this by technical experts in our Committees, who help to provide the required detailed content and data that the European Commission often looks for when they are writing legislation.

Regarding the second ingredient, the EVA is privileged to have a wealth of knowledge of the often complex European Union decision making procedures. Both myself and my colleague David Irvine have academic backgrounds in European affairs, as well as a wide range of experience and contacts in Brussels in order to be in the best position to appropriately represent the industry.

In terms of the results, it can be difficult to define what is a ‘successful’ result is; it really depends on the circumstances. Sometimes a successful lobbying result would be that vending is excluded from the particular piece of European legislation. On other occasions, a successful lobbying result is when vending is still impacted by the legislation but gets more favourable requirements than was previously planned in a first draft.

For sure, the arguments that are made need to be strong and convincing, but an honest and open relationship with the person writing the legislation is also helpful.

When is the best time to influence European legislation?

It is easiest to influence legislation when it is at its earliest proposal stages.  The European Commission – who always propose the legislation – often consult with the EVA from the very start.  This is a perfect opportunity for the EVA to get the needs of vending across. When a final version of the legislation is going through its approval stages, it is certainly more difficult to influence – particularly as vending and OCS is a relatively small industry. After a certain point, the procedures are no longer as transparent or accessible, and that is why the EVA invests more of its time and resources at the beginning of the process. It is important to remember that after European Union legislation is approved, it is extremely unlikely that any significant amendments can or will be made.

How can transpose the lobby ideas at the realities of Romanian Vending Market?

Legislation from Brussels impacts all European Union member states, which of course includes Romania.  Therefore the work of the EVA is also of vital importance to Romanian vending companies.

In terms of lobbying techniques, the European Institutions have quite different procedures to most national governments. However, the basic requirements for lobbying are the same:

• Monitor closely government plans and announcements: It is much easier to influence a decision before it is made law, than to try and change it afterwards.
• Make good contacts: This includes with local politicians and regional governments. For example, regional governments can sometimes make decisions to ban vending machines from hospitals or schools, and it is important to highlight to them the true face of vending, and that more diverse options can be provided.
• Share the information! PRIV is already doing a good job within the EVA to share any issues and developments in the Romanian market, and similarly to learn from experiences from other European colleagues. I would strongly encourage Romanian companies to make sure they stay informed of crucial developments that can impact your company by joining either PRIV or the EVA.