Mihai Nușcă, Partener si coordonatorul practicii de Litigii în cadrul Biriș Goran

Industria din România s-a confruntat începând cu anii de criză cu o autoritate fiscală care s-a dovedit din ce în ce mai agresivă și din ce în ce mai exigentă în misiunea sa de a colecta bani pentru bugetul statului. Desigur, aceste exigențe se justifică în vederea asigurării echilibrului bugetar al statului, dar nu de puține ori industrii întregi au căzut victime ale exceselor organelor fiscale. În acest sens, este de remarcat faptul ca în ultimul timp, inspecțiile fiscale par să fi vizat succesiv industrii întregi.

Particularitățile inspecțiilor fiscale

Surpriza neplăcută cu care se confruntă contribuabilii în România în cadrul unei inspecții fiscale este practica nerezonabilă a organelor fiscale, care ajung de exemplu să înlăture documentele justificative pentru cheltuieli (facturi fiscale, contracte) din cauza unor lipsuri sau erori minore în redactarea lor. În alte cazuri, aceste documente, deși perfect valide, sunt înlăturate de organele fiscale care pleacă de la premisa simplă că oricum s-a urmărit fraudarea bugetului de stat. Mai departe, surpriza și mai neplăcută este că aceste excese sunt greu de remediat, din simplul motiv al unei inerții instituționale în cadrul autorităților menite tocmai să cenzureze astfel de excese. Este până la urmă mai ușor, din perspectiva acestor autorități, să dai dreptate fisc-ului, decât să ajungi să te familiarizezi cu situația fiecărui contribuabil în parte și să demonstrezi de ce aprecierea organului fiscal este nerezonabilă.

Soluția ar fi desigur luarea unor precauții mai mari, cel puțin în această perioadă în care activitatea organelor fiscale pare să fie mai intensă. Nici acest lucru nu este însă atât de ușor, din moment ce punctele de vulnerabilitate sunt greu de anticipat. Ele sunt specifice fiecărei industrii în parte, fiecărui model de business și, confruntat cu excesul de zel al fiscului, aceste vulnerabilități sunt descoperite prea târziu.

Învățăminte din lecțiile operatorilor de slot machines

Din acest motiv, experiența altor domenii de activitate este instructivă și în cazul industriei de Vending. Un domeniu potrivit pentru comparație este la acest moment industria operatorilor slot machines. Motivul? În primul rând, în ambele cazuri, modelul de business implică concentrarea unor fluxuri monetare de către un număr nedefinit de consumatori în aparate, în așteptarea unui feedback din partea acestuia. În al doilea rând, și, mai important, această industrie a făcut obiectul unui val de inspecții fiscale începând cu anul 2015, iar acest flux monetar a făcut obiectul unei atenții deosebite din partea echipelor de inspecție.

Ce lecții s-ar putea trage astfel din experiența operatorilor slot machines? Cel mai relevant este un model de precauție – echiparea aparatelor cu un dispozitiv de tip black box care să țină evidența electronică a tranzacțiilor și fluxului monetar din aparate de-a lungul zilei. În prezent, aparatele de pe piața românească nu par să fi adoptat un astfel de standard, spre deosebire de aparatele de tip slot machines unde echiparea lor cu astfel de dispozitive a devenit o practică universală.

În măsura în care nu există o obligație legală de a echipa aparatele cu astfel de dispozitive, de ce ar fi absența lor o problemă? Reprezintă o vulnerabilitate într-un punct critic al oricărei inspecții fiscale, adică evidența tranzacțiilor și a fluxului monetar. În definitiv, oferă ocazia organelor fiscale de a afirma că nu au fost prezentate justificări suficiente de natură să dovedească realitatea tranzacțiilor despre care contribuabilul pretinde că au avut loc.

Un alt aspect specific industriei de gaming și în particular operatorilor de slot machines este documentația justificativă particulară pentru aceste aparate, documentație ce ar putea fi adaptată cu succes și pentru aparatele de vending. În legislația specifică jocurilor de noroc au fost introduse formulare obligatorii pe care operatorii autorizați trebuie să le întocmească pentru fiecare aparat în parte. Aceste formulare contabile sunt completate la sfârșitul fiecărei zile pe baza informațiilor transmise de către aparatele de joc.

Regula de aur: precauția

În mod similar, ca o precauție documentară suplimentară, proprietarii aparatelor de vending echipate cu un dispozitiv de tip black box se pot inspira din formularistica specifică aparatelor de tip slot machines și pot completa zilnic, pe baza informațiilor înregistrate în black box, fluxurile monetare zilnice.

Deși un operator economic s-ar putea întreba în mod natural de ce ar fi necesar să completeze documente suplimentare, să genereze documentație adițională care nu este cerută de lege. Dar trebuie avut în vedere că, din păcate, organele fiscale sunt foarte înclinate să solicite din principiu documentație foarte numeroasă, chiar și neprevăzută de lege. Un exemplu foarte comun este cel al deductibilității cheltuielilor cu serviciile unde legea impunea înainte de 2016 ca, pentru a se acorda dreptul de deducere al acestor cheltuieli, contribuabilul să aibă contract și eventual alte documente justificative specifice serviciilor. Adesea organele fiscale solicită extrem de multe documente justificative aferente serviciilor precum situații de lucrări, rapoarte de lucru, acte de recepție semnate de ambele părți, chiar și atunci când asemenea documente nu sunt aplicabile sau specifice tipului de serviciu prestat efectiv.

Concluzii

Așadar, deși nu este solicitat de lege să se întocmească documente justificative speciale și specifice aparatelor de vending, din motivele menționate mai sus, apreciem că este precaut să se țină o evidență strictă a fluxurilor monetare pe fiecare aparat în parte.

Finalmente, chiar și atunci când toată documentația este în regulă, organele fiscale pot găsi deficiențe de feluri nenumărate. În atare context este cu atât mai important ca un contribuabil să aibă o documentație solidă și să nu dea „arme” suplimentare organelor fiscale, care, chiar și în cazul unor deficiențe documentare insignifiante stabilesc obligații suplimentare pentru contribuabili.